Recall in der Praxis: Einwilligung, Muster, Intervalle

Kurz gesagt

Für die Behandlung selbst braucht die Praxis keine Einwilligung. Der Recall gilt dagegen als zusätzlicher Service: Für Erinnerungen per E-Mail oder SMS verlangen Datenschutzkonferenz, Bundesärztekammer und KBV eine ausdrückliche Einwilligung.
Die Praxis muss die Einwilligung nachweisen können. Schweigen oder ein bloßer Hinweis im Aufnahmebogen reicht nach diesen Stellen nicht.
Für Anrufe und E-Mails zu Werbezwecken verlangt auch das Wettbewerbsrecht eine vorherige ausdrückliche Einwilligung (§ 7 Abs. 2 UWG). Ob ein Recall Werbung ist, hat noch kein Gericht entschieden.
Die Erinnerung sollte keine Behandlung nennen, denn schon die Tatsache, dass jemand Patient ist, fällt unter die Schweigepflicht.
Intervalle ergeben sich oft aus den Regeln der Krankenkassen, etwa halbjährliche Kontrolluntersuchung, Bonusheft, Check-up oder Hautkrebs-Screening.

Braucht der Recall eine Einwilligung?

Für die Behandlung selbst nicht: Daten, die für die Behandlung nötig sind, darf die Praxis ohne Einwilligung verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 b und Art. 9 Abs. 2 h DSGVO, § 22 Abs. 1 Nr. 1 b BDSG). Eine Erinnerung an die nächste Vorsorge gehört nach überwiegender Auffassung aber nicht dazu. Sie ist ein zusätzlicher Service, und dafür braucht es eine Einwilligung.

So sehen es unter anderem:

die Datenschutzkonferenz von Bund und Ländern (Beschluss vom 16.06.2025): Terminnachrichten nur mit ausdrücklicher Einwilligung, die die Praxis nachweisen können muss
Bundesärztekammer und KBV (Hinweise zur Schweigepflicht, 2025): ausdrückliche Einwilligung, wenn Patienten per SMS oder E-Mail an Termine erinnert werden
die Datenschutzbeauftragten in Hessen und Schleswig-Holstein, die einen Recall-Service ausdrücklich als einwilligungspflichtig nennen, und die Berliner Datenschutzbeauftragte für Terminerinnerungen per SMS oder E-Mail
die Landeszahnärztekammer Baden-Württemberg und die KV Nordrhein

Es gibt auch mildere Stimmen: Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen hält einen Recall für zulässig, wenn Patienten vorher informiert wurden und nicht widersprochen haben. Die Zahnärztekammer Berlin hielt 2021 eine Einwilligung datenschutzrechtlich nicht für nötig, verlangt aber nach ihrer Berufsordnung die schriftliche Zustimmung des Patienten zum Recall (§ 19 Abs. 5). Wer auf Nummer sicher gehen will, holt die Einwilligung ein, zumal sie zugleich die wettbewerbsrechtliche Frage löst.

Wichtig: Nach Datenschutzkonferenz und Bundesärztekammer gilt das Gleiche für Erinnerungen an bereits vereinbarte Termine per SMS oder E-Mail. Auch dafür braucht es eine Einwilligung.

Ist der Recall Werbung?

Das Wettbewerbsrecht verbietet Werbeanrufe bei Verbrauchern ohne deren vorherige ausdrückliche Einwilligung, ebenso Werbung per E-Mail ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung (§ 7 Abs. 2 Nr. 1 und 2 UWG). Ältere Beiträge zitieren die E-Mail-Regel noch als „Nr. 3“, die Zählung hat sich 2022 geändert.

Ob eine Recall-Erinnerung Werbung in diesem Sinn ist, hat für Arzt- und Zahnarztpraxen noch kein Gericht entschieden. Der Bundesgerichtshof versteht Werbung aber weit: Schon eine Zufriedenheitsbefragung per E-Mail ist Werbung, weil sich das Unternehmen damit beim Kunden in Erinnerung bringt (BGH, Urteil vom 10.07.2018, VI ZR 225/17). Einzelne Fachautoren halten rein organisatorische Erinnerungen dagegen nicht für Werbung.

Für die Praxis heißt das: Mit einer ausdrücklichen Einwilligung, die die gewählten Wege nennt, ist die Frage erledigt. Gilt ein Anruf als Werbung, muss die Einwilligung zusätzlich dokumentiert und fünf Jahre aufbewahrt werden (§ 7a UWG).

Berufsrechtlich ist der Recall erlaubt. Ärzte und Zahnärzte dürfen sachlich informieren. Anpreisende, irreführende oder vergleichende Werbung ist berufswidrig (§ 27 MBO-Ä, § 21 MBO-Z). Die Erinnerung sollte deshalb nüchtern bleiben.

Was gehört in die Einwilligung zum Recall?

Die Arbeitsgemeinschaft der Heilberufskammern in Nordrhein-Westfalen und die Zahnärztekammer Berlin stellen Muster bereit (Links unten). Aus ihnen und den Hinweisen der Aufsichtsbehörden ergeben sich diese Bausteine:

Name der Praxis, die erinnert
der Zweck, etwa „Erinnerung an wiederkehrende Kontroll- und Vorsorgetermine“
die Wege zum einzelnen Ankreuzen: Brief, E-Mail, SMS, Telefon
der Hinweis, dass die Einwilligung freiwillig ist und die Behandlung nicht davon abhängt
das Recht, die Einwilligung jederzeit formlos mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen
falls zutreffend: der Hinweis auf einen eingesetzten Dienstleister und auf den unverschlüsselten Versand von E-Mail oder SMS
Datum und Unterschrift oder ein vergleichbarer Nachweis

Schriftform schreibt das Datenschutzrecht nicht vor, die Praxis muss die Einwilligung aber nachweisen können (Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Ein unterschriebener Bogen oder ein digital abgegebener Aufnahmebogen mit Datum ist dafür der einfachste Weg. Werbung oder Newsletter gehören nicht in dieselbe Einwilligung, dafür braucht es eigene Ankreuzfelder.

Für Bestandspatienten ohne Einwilligung bietet sich der nächste Besuch an: Die Frage lässt sich am Empfang oder im Aufnahmebogen stellen, bevor die nächste Erinnerung fällig wird.

Recall-Anschreiben: Mustertexte für Brief, E-Mail, SMS und Telefon

Schon die Tatsache, dass jemand in Behandlung ist, fällt unter die Schweigepflicht (§ 203 StGB). Eine Erinnerung sollte deshalb keine Diagnose und keine Behandlung nennen. Eine offene Postkarte ist ungeeignet. Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen hält sie für unzulässig, die Zahnärztlichen Mitteilungen empfehlen eine Klappkarte. Die folgenden Texte sind Vorschläge der Redaktion, passen Sie sie an Ihre Praxis an.

Brief oder Klappkarte:
„Guten Tag Frau Muster, wie mit Ihnen vereinbart, möchten wir Sie an Ihren nächsten Termin in unserer Praxis erinnern. Bitte rufen Sie uns an unter 01234 567890 oder vereinbaren Sie online einen Termin. Wenn Sie keine Erinnerungen mehr wünschen, genügt eine kurze Nachricht an uns. Freundliche Grüße, Ihr Praxisteam“

E-Mail:
Betreff: „Ihre Praxis Dr. Muster: Zeit für einen neuen Termin“
„Guten Tag Frau Muster, Ihr letzter Besuch bei uns liegt eine Weile zurück. Wie mit Ihnen vereinbart, erinnern wir Sie daran, einen neuen Termin zu vereinbaren: telefonisch unter 01234 567890 oder online. Sie möchten keine Erinnerungen mehr? Antworten Sie einfach auf diese E-Mail. Freundliche Grüße, Ihr Praxisteam“

SMS:
„Praxis Dr. Muster: Ihr nächster Termin steht an. Bitte melden Sie sich unter 01234 567890. Keine Erinnerungen mehr? Kurze Nachricht an uns genügt.“

Telefon: Nur mit ausdrücklicher Einwilligung in Anrufe. Nennen Sie den Anlass erst, wenn Sie sicher mit dem Patienten selbst sprechen, und vermerken Sie den Anruf in der Akte. Für Nachrichten auf dem Anrufbeantworter gibt es keine ausdrückliche Vorgabe der Kammern. Mit Blick auf die Schweigepflicht ist eine Rückrufbitte ohne Anlass die vorsichtige Wahl.

Welche Recall-Intervalle sind in der Zahnarztpraxis üblich?

Medizinisch entscheidet der Behandler über das passende Intervall. Viele Recalls orientieren sich aber an den Regeln der gesetzlichen Krankenversicherung. In der Zahnarztpraxis:

Kontrolluntersuchung (BEMA-Nr. 01): einmal je Kalenderhalbjahr, frühestens nach vier Monaten
Bonusheft (§ 55 SGB V): Der Festzuschuss für Zahnersatz steigt von 60 auf 70 Prozent, wenn die Untersuchungen fünf Jahre lückenlos nachgewiesen sind, und auf 75 Prozent bei zehn Jahren. Unter 18 Jahren zählt eine Untersuchung je Kalenderhalbjahr, danach eine je Kalenderjahr.
Individualprophylaxe für 6- bis 17-Jährige: einmal je Kalenderhalbjahr (§ 22 SGB V)
Zahnsteinentfernung (BEMA-Nr. 107): einmal je Kalenderjahr
Professionelle Zahnreinigung: keine reguläre Kassenleistung. Die KZBV nennt als Empfehlung ein- bis zweimal pro Jahr.
Unterstützende Parodontitistherapie (UPT): über zwei Jahre je nach Grad bis zu zweimal (Grad A), viermal (Grad B) oder sechsmal (Grad C)

Vorsorge-Intervalle in der Arztpraxis

In der Arztpraxis geben die Richtlinien des Gemeinsamen Bundesausschusses Anhaltspunkte:

Gesundheitsuntersuchung (Check-up): zwischen 18 und 35 Jahren einmal, ab 35 alle drei Jahre
Hautkrebs-Screening: ab 35 Jahren jedes zweite Jahr
Darmkrebs-Früherkennung: ab 50 Jahren Stuhltest alle zwei Jahre oder Darmspiegelung. Nach einer Darmspiegelung folgt neun Jahre lang keine weitere Früherkennung.
Kinder und Jugendliche: U1 bis U9 in festen Zeiträumen, J1 zwischen 13 und 14 Jahren
Tetanus und Diphtherie: Auffrischung alle zehn Jahre, die nächste fällige einmalig mit Keuchhusten-Komponente (STIKO)

Die Richtlinien ändern sich regelmäßig. Prüfen Sie Altersgrenzen und Intervalle vor dem Einrichten eines Recalls an der aktuellen Fassung (Links unten).

So organisieren Sie den Recall im Alltag

Ein Recall funktioniert, wenn das Team jederzeit sieht, wer dran ist, und wenn kein Patient doppelt oder gegen seinen Willen angesprochen wird. Bewährt haben sich diese Grundregeln:

Einwilligung und gewählte Wege in der Akte festhalten, ebenso einen Widerruf
nur Patienten ansprechen, die fällig sind und noch keinen Folgetermin haben
jeden Kontaktversuch mit Datum und Weg vermerken
Gründe festhalten, etwa „Behandlung woanders“ oder „kein Interesse“, und diese Patienten nicht erneut anschreiben
nach ein bis zwei Erinnerungen ohne Reaktion nicht weiter nachhaken

Eine Tabelle stößt dabei schnell an Grenzen, weil sie nicht weiß, wer inzwischen einen Termin hat. Ein Recall-System in der Praxissoftware nimmt dem Team diesen Abgleich ab.

Häufige Fragen zum Recall

Ist ein Recall ohne Einwilligung erlaubt?

Nach Auffassung der Datenschutzkonferenz, der Bundesärztekammer und der meisten Aufsichtsbehörden nicht, jedenfalls nicht per E-Mail oder SMS. Niedersachsen lässt vorherige Information ohne Widerspruch genügen. Mit einer ausdrücklichen Einwilligung sind Praxen auf der sicheren Seite.

Reicht ein Hinweis im Aufnahmebogen, dem Patienten widersprechen können?

Nach Bundesärztekammer und KBV nicht: Schweigen ist nie eine Einwilligung. Die Einwilligung muss aktiv erklärt werden, zum Beispiel durch ein Ankreuzfeld oder eine Ja-Nein-Frage. Nur die Datenschutzbeauftragte in Niedersachsen lässt Information ohne Widerspruch genügen.

Muss die Einwilligung schriftlich sein?

Datenschutzrechtlich nicht, sie muss aber nachweisbar sein. Für Telefonwerbung verlangt das UWG eine Dokumentation der Einwilligung, die fünf Jahre aufzubewahren ist. In Berlin verlangt die Berufsordnung der Zahnärztekammer die schriftliche Zustimmung zum Recall.

Brauchen auch Terminerinnerungen eine Einwilligung?

Per E-Mail oder SMS ja, nach Auffassung der Datenschutzkonferenz und der Bundesärztekammer auch für bereits vereinbarte Termine. Die Erinnerung sei für die Wahrnehmung des Termins nicht erforderlich.

Wie oft sollte die Praxis an die Kontrolle erinnern?

Das hängt vom Behandler und vom Patienten ab. Viele Zahnarztpraxen orientieren sich an der Kontrolluntersuchung einmal je Kalenderhalbjahr und am Bonusheft, das mindestens eine Untersuchung pro Kalenderjahr verlangt.

Quellen

Stand: Oktober 2026. Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

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HejDoc

Recall mit Einwilligung in der Akte.

HejDoc zeigt, wer fällig ist und noch keinen Folgetermin hat, hält jeden Kontakt fest und vermerkt in der Akte, ob Patienten Mitteilungen der Praxis möchten. Für 300 € netto im Monat für die ganze Praxis. Mehr auf der Seite Recall-System.

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