Dienstplan in der Arzt- und Zahnarzt­praxis erstellen: Regeln, Muster und kostenlose Vorlage

• Name und Funktion, zum Beispiel Empfang, Assistenz, Prophylaxe, Verwaltung oder Auszubildende
• je Tag Beginn, Ende und Pause, bei Bedarf auch Bereich oder Behandlungszimmer
• Abwesenheiten: Urlaub, Krankheit, Fortbildung, Berufsschule
• die Besetzung kritischer Zeiten: Empfang, Mittagszeit, früher Beginn und später Feierabend
• Soll- und Ist-Stunden je Woche, damit Überstunden früh auffallen

• Öffnungs- und Sprechzeiten festhalten: Wann muss die Praxis besetzt sein, wann beginnen die ersten Behandlungen, wann ist Feierabend?
• Mindestbesetzung je Zeitfenster bestimmen: Wie viele Personen braucht der Empfang, wie viele Assistenzen die Behandlungszimmer, wer übernimmt Prophylaxe, Aufbereitung und Telefon?
• Feste Abwesenheiten eintragen: genehmigter Urlaub, Berufsschultage, Fortbildungen.
• Vertragliche Stunden berücksichtigen: Teilzeit, feste freie Tage, vereinbarte Arbeitszeiten.
• Schichten verteilen: erst die kritischen Zeiten besetzen, dann den Rest auffüllen. Wiederkehrende Wochenmuster sparen Arbeit.
• Gegen die Regeln prüfen: Höchstarbeitszeit, Pausen, Ruhezeit, Jugend- und Mutterschutz (siehe unten).
• Früh veröffentlichen und Änderungen klar mitteilen: Ein Plan, der zwei bis vier Wochen vorher feststeht, erspart viele Rückfragen.

• Werktägliche Arbeitszeit in der Regel höchstens 8 Stunden, bis zu 10 Stunden, wenn im Durchschnitt von sechs Monaten oder 24 Wochen 8 Stunden nicht überschritten werden (§ 3 ArbZG).
• Pausen: mindestens 30 Minuten bei mehr als 6 Stunden, 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden, aufteilbar in Abschnitte von mindestens 15 Minuten (§ 4 ArbZG).
• Ruhezeit: mindestens 11 Stunden ununterbrochen zwischen zwei Arbeitstagen (§ 5 ArbZG).
• Das Arbeitszeitgesetz muss den Beschäftigten zugänglich sein, als Aushang oder über die übliche Technik der Praxis (§ 16 Abs. 1 ArbZG).

Die tatsächlich geleistete Arbeitszeit muss außerdem erfasst werden. Mehr dazu in unserer Übersicht zur Zeiterfassung in der Praxis.

• höchstens 8 Stunden am Tag und 40 Stunden in der Woche (§ 8 JArbSchG)
• Pausen: 30 Minuten bei mehr als 4,5 bis 6 Stunden, 60 Minuten bei mehr als 6 Stunden (§ 11 JArbSchG)
• mindestens 12 Stunden Freizeit zwischen zwei Arbeitstagen (§ 13 JArbSchG)
• Beschäftigung nur zwischen 6 und 20 Uhr (§ 14 JArbSchG)
• nur an fünf Tagen pro Woche (§ 15 JArbSchG)
• Freistellung für die Berufsschule; vor einem Unterricht, der vor 9 Uhr beginnt, keine Beschäftigung (§ 9 JArbSchG)

Samstags: Jugendliche dürfen samstags grundsätzlich nicht beschäftigt werden (§ 16 JArbSchG). Die Ausnahmeliste nennt unter anderem Krankenanstalten und den ärztlichen Notdienst, Arzt- und Zahnarztpraxen werden dort nicht ausdrücklich genannt. Wer minderjährige Auszubildende samstags einplanen möchte, sollte das vorher mit der Kammer oder der zuständigen Aufsichtsbehörde klären.

Wer mindestens eine jugendliche Person beschäftigt, muss das Gesetz und die Anschrift der Aufsichtsbehörde zugänglich machen (§ 47 JArbSchG), ab drei Jugendlichen auch Beginn, Ende und Pausen ihrer Arbeitszeit (§ 48 JArbSchG).

• höchstens 8,5 Stunden täglich und 90 Stunden in der Doppelwoche, unter 18 Jahren 8 Stunden und 80 Stunden (§ 4 MuSchG)
• keine Beschäftigung zwischen 20 und 6 Uhr, bis 22 Uhr nur unter besonderen Voraussetzungen (§ 5 MuSchG)
• an Sonn- und Feiertagen nur ausnahmsweise und mit ausdrücklicher Bereitschaft der Frau (§ 6 MuSchG)

In Praxen kommt die Gefährdungsbeurteilung hinzu, zum Beispiel beim Umgang mit Instrumenten, Röntgen oder Infektionsrisiken. Sie entscheidet mit darüber, welche Tätigkeiten im Plan überhaupt infrage kommen.

Die Praxis kann Lage und Verteilung der Arbeitszeit grundsätzlich bestimmen, aber nur nach billigem Ermessen und im Rahmen von Arbeitsvertrag und Gesetz (§ 106 GewO). Eine allgemeine gesetzliche Frist für Dienstplanänderungen gibt es nicht. Wer Arbeit auf Abruf vereinbart hat, muss die Lage der Arbeitszeit mindestens vier Tage im Voraus mitteilen (§ 12 TzBfG).

Beim Urlaub sind die Wünsche der Beschäftigten zu berücksichtigen, es sei denn, dringende betriebliche Belange oder sozial vorrangige Wünsche anderer stehen entgegen (§ 7 BUrlG). Ein früher, transparenter Urlaubsplan verhindert Streit über Ferienzeiten.

Für sehr kleine Teams reicht oft ein ausgedruckter Wochenplan. Excel ist flexibel, wird aber schnell unübersichtlich, wenn mehrere Versionen kursieren und Urlaub, Krankheit und Zeiterfassung woanders stehen. Software lohnt sich, sobald Pläne regelmäßig geändert werden, das Team den aktuellen Stand am Handy sehen soll oder Arbeitszeiten und Abwesenheiten an einem Ort zusammenlaufen sollen.

Mit HejDoc planen Praxen Schichten je Woche und Person, sehen Urlaub und Abwesenheiten im selben Plan und erfassen die Arbeitszeit gleich mit. Mehr dazu unter Dienstplan und Schichtplanung.

Die Wochenvorlage enthält Spalten für Funktion, Beginn, Ende und Pause je Tag, Soll- und Ist-Stunden, Abwesenheiten, eine Zeile für die Besetzung von Empfang und Mittag sowie eine Prüfliste mit den wichtigsten Regeln.

Die Angaben in diesem Beitrag beziehen sich auf Deutschland. In Österreich und der Schweiz gelten eigene Arbeitszeitregeln.

Wie erstelle ich einen Dienstplan für die Arztpraxis?

Öffnungszeiten und Mindestbesetzung je Zeitfenster festlegen, Urlaub, Berufsschule und Fortbildungen eintragen, vertragliche Stunden berücksichtigen, dann die Schichten verteilen und gegen Arbeitszeit-, Jugend- und Mutterschutzregeln prüfen.

Wie früh muss der Dienstplan feststehen?

Eine allgemeine gesetzliche Frist gibt es nicht. Bei vereinbarter Arbeit auf Abruf sind es mindestens vier Tage (§ 12 TzBfG). Arbeits- oder Tarifverträge können längere Fristen vorsehen. Bewährt haben sich zwei bis vier Wochen Vorlauf.

Dürfen minderjährige Auszubildende samstags arbeiten?

Grundsätzlich nicht. Das Jugendarbeitsschutzgesetz erlaubt Samstagsarbeit nur in bestimmten Bereichen, unter anderem in Krankenanstalten und im ärztlichen Notdienst. Arzt- und Zahnarztpraxen sind dort nicht ausdrücklich genannt. Im Zweifel vorher bei Kammer oder Aufsichtsbehörde nachfragen.

Muss der Dienstplan ausgehängt werden?

Eine allgemeine Pflicht, den Dienstplan auszuhängen, gibt es nicht. Das Arbeitszeitgesetz muss aber zugänglich sein, und wer mindestens drei Jugendliche beschäftigt, muss über deren Arbeitszeiten und Pausen informieren.

Gibt es eine kostenlose Dienstplan-Vorlage für Arztpraxen?

Ja, oben in diesem Beitrag: als PDF zum Ausdrucken und als Datei für Excel.

Stand: Oktober 2026. Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

• Arbeitszeitgesetz (ArbZG), §§ 3, 4, 5, 16
• Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG), §§ 8, 9, 11, 13–16, 47, 48
• Mutterschutzgesetz (MuSchG), §§ 4–6
• § 106 GewO – Weisungsrecht des Arbeitgebers
• § 12 TzBfG – Arbeit auf Abruf
• § 7 BUrlG – Zeitpunkt des Urlaubs